Základní síťová služba určená pro vzájemnou komunikaci mezi uživateli počítačové sítě (domácí, firemní, ve většině případů v rámci Internetu). Vlastníkovi poštovní schránky (a adresy elektronické pošty) umožňuje vytvořit, odeslat a přijmout zprávu včetně připojeného souboru, používat adresář, být účastníkem elektronických konferencí apod.
Elektronická pošta, vznikla zcela záměrně jako velmi jednoduchá služba, zaměřená na přenos malých a výhradně textových zpráv. Samozřejmě se předpokládalo, že budou psané v ASCII kódu (vhodné pro anglický jazyk, nikoliv však pro český, který používá diakritická znaménka – háčky a čárky).
S postupem času, a s rostoucí oblibou elektronické pošty pak došlo k jejímu vylepšením, a to hned v několika směrech. Nově byla zavedena podpora i jiných jazyků, resp. znakových sad, byl sjednocen způsob přiložení příloh, a v neposlední řadě se rozšířil i repertoár formátů, které může mít samotný obsah zprávy. Díky těmto změnám se pak z elektronické pošty stala mnohem univerzálnější služba, sloužící spíše jako platforma pro poskytování dalších specifických služeb.
Elektronická pošta funguje tak, že uživatel má na tzv. poštovním serveru u svého poskytovatele (ISP – Internet Service Provider) vyhrazený určitý paměťový prostor (schránku), pro příchozí a odchozí poštu. Aby si je mohl přečíst, musí se s tímto serverem spojit a zprávy uložit na svůj počítač. Velikost schránky je limitovaná a její velikost se odvíjí od výše zpoplatnění.
Přesné místo, kam se má zpráva předat, pozná server z elektronické adresy, uvedené v záhlaví textu zprávy. Záhlaví obsahuje identifikaci počítače, kam má být zpráva doručena a také jméno uživatele, do jehož poštovní schránky má být zpráva uložena.
Adresát se o zprávě dozví na svém počítači obvykle tak, že si zkontroluje zda nemá došlou poštu vyvoláním speciálního programu (e-mailového klienta). Vlastní přijímání pošty probíhá i bez přítomnosti uživatele u počítače - běží v něm neustále program, který se stará o uchovávání všech došlých zpráv a o jejich pozdější zobrazení uživateli až bude s počítačem pracovat.
Příjemce zprávy má řadu možností, jak s ní naložit. Kromě prostého přečtení na obrazovce či již vytištění na tiskárně, si může zprávu uložit do souboru, může ji v kopii poslat (přesměrovat) dalším uživatelům, může použít uvedené zpáteční adresy v ní k automatickému nasměrování své odpovědi, atd. Samozřejmě nechybí ani funkce vymazání zprávy, která uživatele nezajímá, či obtěžuje.
Každý uživatel této služby má adresu elektronické pošty. Adresa se skládá ze dvou částí – uživatelské jméno jednoznačné v rámci serveru, následuje znak @ "zavináč" a jméno serveru, za kterým je u tuzemských uživatelů ještě .cz (doména). Adresa nesmí obsahovat mezery a znaky s diakritikou. Povolena je tečka uvnitř jména uživatele. Např.:
znamená, že na serveru gjszlin.cz byla zřízena schránka pro uživatele svetlik. Jeden uživatel může mít řadu adres a schránek na různých serverech.
Elektronické adresy dovolují přidávat pomocně komentáře jako jejich součást - zpravidla se toho využívá pro doplnění plného (občanského) jména. Prakticky se to provádí buď přidáním textu v kulatých závorkách za text adresy, nebo předřazením tohoto textu bez další indikace před adresu a uzavřením adresy do lomených závorek <...>. Alternativní tvar adresy z příkladu uvedeného výše by tak mohl být i jedno z následujících:
To: [email protected] (Jakub Josef Forman)
To: Jakub Josef Forman
E-mailové zprávy se skládají z těchto častí: